事務的な仕事を早く正確にこなしたい、派遣の時給を上げたい、 事務職につきたい、 ・・・
そんな時、Excel,Word,PowerPointどれから強化したらよいでしょうか。今回はOAスキルアップの戦略についてお話します。
Excel,Word,PowerPoint の共通点
同じマイクロソフトなので、共通部分もたくさんあります。下記に3つのツールバーを並べましたので比べてみてください。
各ツールタブの位
ファイル、タッチ、ホーム、挿入と順番が似たような感じに配置されてますね。
基本的な書式やフォント、色付けなど
基本となる文字の書式やデザイン等は同じ使い方です。
図表の「挿入」
上の図をもう一度見てください。3つとも「挿入」タブを選んだ状態のキャプチャです。表の挿入、図形、SMARTART、グラフなど、図表の挿入はアイコンがだいたい同じですね。
つまり、Excel,Word,PowerPoint どれかを強化すれば、他でも役に立つんです。
Excel,Word,PowerPoint の違い
逆に違いは何でしょう。主な使い道が異なるのでルールも異なりますね。
Excel
- 表を使います。最小単位はセルです。位置は、列と行で表します。
- 表計算アプリなので、数式、関数を使い計算ができるようになっています。
- PivotTableという集計ツールがあります。
Word
- 文章を扱います。最小単位は文字です。（文字数が分かります）段落を塊とみなし、インデントで位置を調節します。
- 差し込み印刷ができます。
- 校閲機能が付いており、文章の校正が行えるようになっています。（Wordとパワポにも校閲タブはありますが、できることが異なります）
パワーポイント
- 全てを図として扱います。
- デザインの機能が充実しており、色遣いなども調整できるようになっています。
- スライドショー（アニメーション）が使えます。
もちろん上記の機能も混合しています。例えば、Wordやエクセルで図表を挿入すると、パワポと同じようにデザインの機能が使えるようになったりもします。
かなり互換性が高いのではないでしょうか。
どこから強化するか
業務でよく使う機能から強化すればよいです。
その時、Excel,Word,PowerPoint のどれでも良いので、図形の挿入については強化しておくと良いでしょう。資料を作るときに、図表をきれいに挿入できると1ランク以上資料の質が上がるからです。
事務職系で求職中の方は、Excelが断然おすすめです。試しに派遣の求人情報等で条件を調べると、OAスキルの条件や基準としてエクセルスキルを上げている求人が多いです。
例）Excelの数式であるVLOOLUPやエクセルの機能であるPivotTableを条件にしている求人は、スキル不要な求人+100円くらい時給が上がります。
まとめ（長期計画）
① Excel,Word,PowerPoint のうち、業務でよく使うものから強化する。
不明な場合は、Excelから強化する。
➁図表の挿入については、どれにでも共通の機能なので、一度しっかり身につけておく。
➂①➁が完了したら、残りの2機能の苦手な箇所だけ強化する
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